Pliki PDF są powszechnie wykorzystywane przez firmy do publikowania cenników, katalogów, instrukcji, kart technicznych, regulaminów, raportów i materiałów informacyjnych. Często traktuje się je wyłącznie jako załączniki do pobrania. Z punktu widzenia wyszukiwarki PDF jest jednak osobnym dokumentem dostępnym pod własnym adresem. Może zostać odnaleziony, zaindeksowany i wyświetlony bezpośrednio w wynikach wyszukiwania.
Może to pomagać firmie zdobywać dodatkowy ruch, ale może również powodować problemy. Użytkownik trafiający bezpośrednio do pliku nie zawsze zobaczy menu strony, aktualną ofertę, formularz kontaktowy ani informacje potrzebne do podjęcia decyzji. PDF może też zawierać niemal tę samą treść co podstrona internetowa i zacząć z nią konkurować o widoczność.
Przed publikacją dokumentu warto więc ustalić, jaką dokładnie funkcję ma pełnić. Inaczej należy potraktować instrukcję przeznaczoną do pobrania i wydrukowania, a inaczej ofertę, której głównym zadaniem jest pozyskanie zapytania od klienta.
Publicznie dostępny dokument PDF może zostać potraktowany przez wyszukiwarkę jako samodzielna treść. Sam fakt, że materiał nie jest klasyczną podstroną internetową, nie oznacza, że pozostanie niewidoczny.
Najłatwiejsze do przetworzenia są dokumenty zawierające prawdziwy tekst, który można zaznaczyć, wyszukać i skopiować. Gorzej wygląda sytuacja z katalogami przygotowanymi jako zestaw zeskanowanych stron albo obrazów. Taki dokument może być czytelny dla człowieka, ale znacznie trudniejszy do prawidłowego zrozumienia przez wyszukiwarkę.
Znaczenie ma również sposób udostępnienia pliku. PDF, do którego prowadzą odnośniki z oferty, artykułu albo działu z materiałami do pobrania, jest łatwiejszy do odnalezienia niż dokument ukryty głęboko w strukturze serwera i niepołączony z żadną podstroną.
Dokument może zdobywać wartościowy ruch, jeśli odpowiada na konkretne pytanie użytkownika i rzeczywiście nadaje się do wykorzystania w formie pliku. Dobrym przykładem jest szczegółowa instrukcja obsługi, karta techniczna, harmonogram, formularz do wydrukowania, raport branżowy albo rozbudowany katalog, który klient chce zapisać na komputerze i przeglądać później.
W takich przypadkach PDF nie jest jedynie kopią strony. Ma własne zastosowanie i może odpowiadać na inną potrzebę niż klasyczna podstrona. Osoba szukająca instrukcji konfiguracji urządzenia może chcieć od razu pobrać kompletny materiał. Klient porównujący parametry produktów może potrzebować dokumentu, który da się przesłać współpracownikowi lub dołączyć do wewnętrznej dokumentacji.
PDF może być korzystny dla widoczności firmy szczególnie wtedy, gdy:
Samo umieszczenie wielu słów kluczowych w dokumencie nie gwarantuje jednak dobrej widoczności. PDF powinien być przede wszystkim użyteczny. Jeśli zawiera kilka stron ogólników, ma przypadkową nazwę i powtarza zawartość strony, jego publikacja nie wnosi istotnej wartości.
Najczęstszy problem pojawia się wtedy, gdy firma publikuje tę samą lub bardzo podobną treść w dwóch formatach. Na stronie znajduje się pełny opis usługi, a obok udostępniany jest PDF zawierający niemal identyczne nagłówki, akapity i dane.
Wyszukiwarka otrzymuje wtedy dwa adresy odpowiadające na podobne zapytania i musi zdecydować, który z nich lepiej pokazać użytkownikowi. Nie oznacza to automatycznej kary dla serwisu. Problem ma bardziej praktyczny charakter: firma może stracić kontrolę nad tym, który materiał pojawi się w wynikach.
PDF może zostać wyświetlony zamiast właściwej podstrony ofertowej. Użytkownik ominie wtedy część serwisu zaprojektowaną po to, aby przedstawić firmę, pokazać powiązane usługi, odpowiedzieć na pytania i zachęcić do kontaktu.
Dokument może konkurować ze stroną szczególnie wtedy, gdy:
Ryzyko jest szczególnie duże w przypadku cenników i katalogów. Jeśli klient trafi bezpośrednio do starego dokumentu, może zobaczyć nieaktualne ceny, wycofane usługi albo dane kontaktowe osoby, która nie pracuje już w firmie.
Jeżeli materiał ma przede wszystkim zdobywać klientów z wyszukiwarki, główną wersją zwykle powinna być podstrona internetowa. Można na niej łatwo umieścić menu, formularz, aktualne dane, odpowiedzi na pytania, dodatkowe usługi i odnośniki do powiązanych treści.
Podstrona lepiej dostosowuje się także do ekranów telefonów. Rozbudowany PDF zaprojektowany w formacie poziomym lub wielokolumnowym może być wygodny na monitorze, ale trudny do czytania na smartfonie.
PDF warto wtedy traktować jako wersję dodatkową: do pobrania, zapisania albo wydrukowania. Użytkownik najpierw trafia na stronę zawierającą najważniejsze informacje, a dopiero z niej przechodzi do dokumentu.
Dokument może być główną wersją wtedy, gdy jego forma jest integralną częścią zastosowania. Dotyczy to na przykład oficjalnych formularzy, instrukcji przeznaczonych do druku, kart katalogowych, dokumentacji urządzeń i raportów, które mają być rozpowszechniane jako zamknięta całość.
W wielu przypadkach najlepszym rozwiązaniem jest utworzenie osobnej podstrony opisującej dokument. Może ona wyjaśniać, co znajduje się w katalogu, dla kogo jest przeznaczony, kiedy został zaktualizowany i jakie informacje obejmuje.
Dopiero poniżej umieszcza się możliwość pobrania PDF-u. Taka strona może pojawiać się w wynikach wyszukiwania zamiast samego pliku i skierować użytkownika do pozostałych części serwisu.
Pozwala też przedstawić dodatkowy kontekst, którego nie ma w dokumencie, na przykład poinformować, że ceny zależą od wariantu, zaprosić do wyceny albo wskazać produkty dodane po przygotowaniu katalogu.
Nie należy jednak tworzyć podstrony zawierającej wyłącznie jedno zdanie i przycisk pobierania. Jeśli ma być głównym wynikiem wyszukiwania, powinna oferować samodzielną wartość.
Pierwszą zasadą jest zapisanie dokumentu jako pliku zawierającego tekst, a nie jako zestawu zdjęć. Użytkownik powinien móc zaznaczyć nazwę produktu, fragment instrukcji albo dane techniczne.
Nazwa pliku powinna informować, co się w nim znajduje. Adres zakończony ciągiem przypadkowych znaków lub nazwą w rodzaju „wersja_finalna_ostateczna_7.pdf” nie pomaga odbiorcy zorientować się, co pobiera.
Znacznie lepiej zastosować krótką nazwę opisującą zawartość, na przykład „katalog-mebli-biurowych-2026.pdf” albo „instrukcja-montazu-pompy.pdf”.
W samym pliku warto uzupełnić tytuł dokumentu. Nie chodzi tylko o nagłówek widoczny na pierwszej stronie, ale również o tytuł zapisany we właściwościach PDF-u.
Dokument powinien mieć uporządkowaną strukturę. Wyraźne nagłówki, logiczne rozdziały, spis treści i czytelne akapity ułatwiają korzystanie z pliku. Nie należy przesadzać z liczbą elementów graficznych, drobnym tekstem ani wielokolumnowym układem.
Sposób opisania odnośnika pomaga użytkownikowi zrozumieć, co znajduje się po jego otwarciu. Zamiast stosować samo słowo „pobierz”, lepiej napisać na przykład „pobierz katalog wyposażenia biurowego” albo „pobierz instrukcję montażu”.
Warto również zaznaczyć, że odnośnik prowadzi do pliku PDF, szczególnie gdy dokument jest duży. Można podać liczbę stron lub rozmiar pliku, jeśli ma to znaczenie dla odbiorcy.
Nie powinno się umieszczać tego samego dokumentu w wielu miejscach pod różnymi adresami. Utrudnia to aktualizację i zwiększa ryzyko, że część linków będzie prowadzić do starej wersji.
PDF może zostać pobrany, zapisany na komputerze, przesłany innej osobie albo otwarty bez wcześniejszego odwiedzenia strony firmy. Dlatego powinien zawierać informacje pozwalające rozpoznać autora i wrócić do aktualnej oferty.
Warto dodać do dokumentu:
Dzięki temu nawet osoba, która otrzyma plik od współpracownika, będzie wiedziała, kto go przygotował i gdzie znaleźć bieżące informacje.
Nie każdy publicznie dostępny PDF powinien pojawiać się w wynikach wyszukiwania. Firma może chcieć udostępniać plik klientom przez bezpośredni adres, ale jednocześnie nie dopuścić, aby stał się samodzielnym wynikiem.
Dotyczy to szczególnie cenników, ofert przeznaczonych dla określonej grupy odbiorców, wersji roboczych i dokumentów, które szybko się dezaktualizują.
W przypadku PDF-u ograniczenie indeksowania ustawia się po stronie serwera. Nie wystarczy umieścić w samym pliku standardowego znacznika używanego na stronach internetowych.
Takie ustawienie powinien wykonać administrator strony lub firma obsługująca hosting. Trzeba też uważać, aby nie blokować robotowi dostępu do pliku w sposób uniemożliwiający odczytanie informacji o zakazie indeksowania.
Najpierw należy zdecydować, która wersja ma być główna. Jeśli firma chce kierować użytkowników do strony internetowej, dokument powinien pełnić funkcję pomocniczą.
Można przekazać wyszukiwarce informację, że preferowanym adresem jest odpowiednia podstrona HTML. Trzeba jednak pamiętać, że takie wskazanie jest sygnałem, a nie bezwzględnym poleceniem. Wyszukiwarka może w określonych sytuacjach wybrać inny adres.
Jeżeli PDF nie jest już potrzebny, prostszym rozwiązaniem może być jego usunięcie i zastosowanie stałego przekierowania do właściwej podstrony. Adres docelowy musi odpowiadać zawartości usuniętego pliku.
Stary katalog określonej grupy produktów powinien prowadzić do aktualnej kategorii lub nowego katalogu, a nie do przypadkowej strony głównej.
Firmy często publikują kolejne dokumenty pod różnymi adresami: „cennik-2024.pdf”, „cennik-2025.pdf” i „cennik-2026.pdf”. Starsze wersje pozostają dostępne, są nadal odnajdywane i mogą pojawiać się wyżej niż aktualny dokument.
Przed dodaniem nowej wersji trzeba zdecydować, czy stare pliki mają pozostać archiwum. Jeśli nie mają już wartości, należy je usunąć lub przekierować do aktualnego materiału.
Jeśli archiwum jest potrzebne, każda wersja powinna być wyraźnie oznaczona datą i informacją, że nie przedstawia obecnej oferty.
Dobrym rozwiązaniem jest utrzymywanie jednej podstrony zbierającej aktualne materiały. Dzięki temu użytkownicy mają stałe miejsce, w którym mogą sprawdzić, czy korzystają z najnowszej wersji.
Nawet po usunięciu dokumentu ze strony jego kopie mogą pozostawać zapisane na komputerach, w wiadomościach e-mail, komunikatorach albo systemach firmowych. Dlatego sam plik powinien zawierać datę i informację o miejscu, w którym można sprawdzić aktualną wersję.
Nie warto zakładać, że odbiorca zawsze otworzy dokument bezpośrednio z firmowej strony. Może korzystać z kopii otrzymanej wiele miesięcy wcześniej.
W przypadku cenników i warunków ofertowych szczególnie ważna jest informacja, że aktualne ceny należy potwierdzić na stronie lub bezpośrednio w firmie.
Warto kontrolować, czy dokument pojawia się w wynikach wyszukiwania, na jakie zapytania jest wyświetlany oraz czy nie zajmuje miejsca podstrony uznawanej przez firmę za ważniejszą.
Sygnałem ostrzegawczym może być sytuacja, w której stary katalog zdobywa więcej wejść niż aktualna oferta albo dokument pojawia się na zapytania sprzedażowe, ale nie prowadzi użytkownika do kontaktu.
Sam ruch nie jest jeszcze sukcesem. Liczy się to, czy osoba trafiająca do materiału może łatwo przejść do kolejnego etapu i otrzymać aktualne informacje.
Przegląd plików warto wykonywać szczególnie po zmianie cen, nazwy firmy, zakresu usług albo struktury strony. Dokumenty są często pomijane podczas porządkowania serwisu, ponieważ nie widać ich w głównym menu.
Przed publikacją warto sprawdzić, czy dokument nie popełnia któregoś z typowych błędów:
Nie trzeba rezygnować z dokumentów PDF tylko dlatego, że mogą pojawiać się w wynikach wyszukiwania. Są użyteczne i w wielu branżach trudno je zastąpić.
Problem zaczyna się wtedy, gdy firma publikuje je bez planu, nie kontroluje starszych wersji i powiela w nich treść podstron ofertowych.
Przed udostępnieniem pliku warto odpowiedzieć na kilka pytań: czy dokument ma być samodzielnym wynikiem wyszukiwania, czy tylko materiałem do pobrania? Czy zawiera unikalne informacje? Czy użytkownik trafiający bezpośrednio do PDF-u będzie wiedział, jak skontaktować się z firmą? Czy istnieje podstrona, która powinna być widoczna zamiast dokumentu? Czy ktoś będzie odpowiadał za aktualizowanie lub usuwanie starych wersji?
Dobrze przygotowany PDF może poszerzyć widoczność firmy i dostarczyć klientom wartościowy materiał. Źle zarządzany może przejąć ruch właściwej podstrony, prezentować nieaktualną ofertę i prowadzić użytkownika do miejsca, z którego trudno wrócić do serwisu.
Sprawdź naszych specjalistów w praktycznym działaniu. Zobacz co możemy zrobić dla Twojej firmy - przejrzyj ofertę lub skorzystaj z bezpłatnej konsultacji.
Strony WWW
Marketing
Projektowanie grafiki
Usługi IT
Doradztwo
Pozostałe usługi© Soluma Interactive | We are Soluma Group
Dla klientów
Informacje
Umów rozmowę tel.
bok@soluma.pl
