Telefon, mail czy Facebook? Jak najlepiej kontaktować się z agencją reklamową?

Dla jasności: obsługujemy klientów za pośrednictwem wszystkich wymienionych kanałów komunikacji. Zdradzimy jednak trochę kuchni i napiszemy, że mamy swojego absolutnego faworyta w tej dziedzinie. Jest nim e-mail. Dlaczego? Tego dowiesz się z dalszej części wpisu. Przeczytaj, który sposób kontaktowania się z agencją reklamową jest najlepszy: telefon, mail a może Facebook?

Telefon – szybko, ale zawodnie

Telefoniczny kontakt z agencją reklamową na pewno jest najszybszy, ponieważ w profesjonalnych firmach zawsze ktoś dyżuruje pod podanym numerem (oczywiście w rozsądnych porach, czyli zwykle od 9 do 22). Problem jest w czymś innym: ustalenia telefoniczne często ulatują, a to jest później przedmiotem nieporozumień.

Kontakt telefoniczny polecamy w sytuacji, gdy chcesz szczegółowo omówić swój projekt i nie masz czasu na napisanie długiego maila. Przez telefon możesz też wstępnie ocenić, czy osoba po drugiej stronie ma jakiekolwiek pojęcie o swojej robocie.

Musisz jednak wiedzieć, że choćby rozmowa była bardzo przyjemna, długa i rzeczowa, to i tak wszystko skończy się koniecznością spisania ustaleń między Tobą a agencją. Nie unikniesz sporządzenia briefu, ponieważ to, co jest na piśmie, jest o wiele bardziej wiążące i wartościowe niż rozmowa. Nie można przecież dopuścić do efektu głuchego telefonu, czyli „klient powiedział, że chciałby tak i tak, ale pewnie chodziło mu o to i o to”.

Mail – najwygodniejsza opcja dla obu stron

Zaletą kontaktu mailowego jest to, że nie jest natarczywy, nie odciąga nikogo od pracy, pozwala zapoznać się z jego treścią w najbardziej dogodnym momencie. Dlatego praktycznie każda agencja reklamowa, w tym nasza, preferuje kontakt via e-mail.

Ma to tę zaletę, że klient może od razu dość szczegółowo opisać swoje oczekiwania, a agencja na podstawie podanych informacji przygotować wstępną wycenę czy zaproponować konkretny termin realizacji. Jest szybko, rzeczowo i przede wszystkim NA PIŚMIE.

Korespondencja mailowa jest szczególnie pożądana już w trakcie realizacji projektu i stanowi zabezpieczenie dla obu stron współpracy. Jeśli agencja czegoś nie zrobi, to klient może jej to wytknąć pokazując dowód w postaci maila ze swoją prośbą. Działa to też w drugą stronę: agencja może udowodnić klientowi, że żadna prośba z jego strony się nie pojawiła, a więc roszczenie jest bezzasadne.

Facebook – raczej ciekawostka

Oczywiście możesz kontaktować się z agencją reklamową za pośrednictwem Facebooka, ale sam przyznasz, że to mało profesjonalne rozwiązanie. Facebook sprawdza się w sytuacji, gdy chcesz o coś szybko zapytać, a nie lubisz telefonów. To także fajne forum dyskusji nad różnymi tematami podejmowanymi przez agencję na jej blogu czy profilu facebookowym.

Jednak nawiązywania kontaktu czysto biznesowego za pomocą Facebooka zdecydowanie nie polecamy, bo Twoje zapytanie może po prostu zginąć w natłoku innych wiadomości czy tym bardziej komentarzy.

Jest jeszcze jedna opcja: kontakt osobisty. Znakiem naszych czasów jest jednak to, że korzysta z niego coraz mniej klientów. Wynika to głównie z tego, że agencje realizują zlecenia w całej Polsce, a nawet poza granicami kraju, przez co organizowanie osobistych spotkań w biurze jest dość kłopotliwe. Znacznie lepiej sprawdzają się tutaj wideokonferencje np. za pośrednictwem Skype'a.