Co zamiast Witam, czyli kilka słów o komunikacji e-mailowej

Zastanawiałeś się kiedyś, jak forma przywitania może wpłynąć na stosunek do witającego? Jeśli nie, to pomyśl, jak potraktujesz osobę, która zwróci się do Ciebie grubiańskim „Witam”, a swój komunikat zakończy jeszcze mniej przyjemnym „Żegnam”. Nieciekawie, prawda? Dlatego warto zwracać uwagę na to, w jaki sposób odnosimy się do swoich klientów/kontrahentów w komunikacji e-mailowej. Oto kilka porad.

Witam czy Dzień dobry?

Wiele osób ustawia sobie szablony wiadomości e-mail, aby nie tracić czasu podczas odpowiadania na zapytania. Sztampowe „Witam” jest tutaj nieodłącznym elementem. Czy słusznie? Niekoniecznie. Wspomniane „Witam” jest modnym, ale bardzo formalnym i chłodnym sposobem na rozpoczęcie komunikatu. Nie każdy to lubi.

Alternatywa dla „Witam”? Ot, choćby grzeczne, a trochę zapomniane „Dzień dobry”. Owszem, czasami odpowiadamy na maile w godzinach wieczornych czy w nocy – wówczas ten zwrot nie pasuje. Nie wiemy też, kiedy klient odczyta e-mail.

Dlatego niezłym pomysłem jest zrezygnowanie z oficjalnego powitania i od razu przejście do rzeczy. Najlepiej sprawdza się tutaj zwrot w formie wołacza, czyli np. „Pani Anno”, „Panie Krzysztofie”, „Szanowny Panie”, „Drodzy Państwo” etc.

Dobierz formę komunikacji do klienta

To, na jaką formę się zdecydujesz, jest uzależnione od prawdopodobnych oczekiwań drugiej strony. Do młodych osób nie piszemy „Witam” czy „Dzień dobry”, do prezesów i wysokich menedżerów nie zwracamy się po imieniu (oni wolą „Witam”). Wyczucie ma tutaj największe znaczenie.

Bardzo ważne jest także, aby maksymalnie zindywidualizować komunikat przekazywany za pośrednictwem wiadomości e-mail. Nie piszemy bezosobowo: „załączam przygotowaną ofertę”, ale „załączam ofertę przygotowaną dla Pani/Pana/Państwa”. To sprawia, że wiadomość wydaje się być dobrze przemyślana i każe podejrzewać, że ktoś naprawdę przyłożył się do stworzenia oferty.

Pożegnanie równie ważne jak powitanie

Tworząc e-mail nie wolno zapominać o tym, że najważniejsze jest pierwsze i ostatnie wrażenie. Dobrze rozpoczęta wiadomość zachęca do jej przeczytania, a dobre zakończenie skłania do pobrania załącznika lub udzielenia odpowiedzi.

Zamiast więc męczyć sztampowe „Pozdrawiam” wysil się trochę i wywołaj uśmiech na twarzy odbiorcy wiadomości. To nieprawda, że w kontaktach biznesowych trzeba być śmiertelnie poważnym.

Co powiesz na: „Miłego dnia” lub „Udanego dnia”? Wygląda dużo lepiej, oryginalniej i niejednokrotnie wiąże się z reakcją drugiej strony w postaci komunikatu: „Również życzę miłego dnia”. To pierwszy krok do nawiązania fajnej relacji.

W komunikacji biznesowej, szczególnie na poziomie wiadomości e-mail, liczą się szczegóły. Budując profesjonalny wizerunek warto pamiętać nawet o takich drobiazgach.