Dlaczego warto bliżej przyjrzeć się swojej stopce e-mail?

Każdy przedsiębiorca codziennie wysyła i odbiera dziesiątki wiadomości elektronicznych. Taka forma komunikacji jest bardzo wygodna, dość szybka, pozwala łatwiej panować nad zadaniami. W efekcie coraz więcej firm ogranicza kontakt telefoniczny, zachęcając klientów do wysyłania zapytań drogą elektroniczną. Niepozorny e-mail jest, a przynajmniej powinien być, elementem wizerunkowym przedsiębiorstwa i samego nadawcy. Prowadząc komunikację via mail koniecznie zadbaj o profesjonalny wygląd stopki.

Sygnatura mówi wiele o nadawcy i jego firmie

Pamiętaj, że w momencie nawiązania kontaktu mailowego z klientem, mniejsze znaczenie ma dla niego wizerunek firmy, którą reprezentujesz. To Ty stajesz się twarzą tej firmy. Klient nawiązuje relację z człowiekiem i jeśli nie obdarzy go zaufaniem, nic z tego nie wyjdzie.

Uporządkowana, profesjonalna, atrakcyjna wizualnie stopka, jest jednym z kluczowych elementów budujących wspomniane zaufanie. Jeśli klient znajdzie w niej informacje uwiarygadniające nadawcę wiadomości, to o wiele przychylniej spojrzy na przesłaną ofertę. Będzie mieć poczucie, że koresponduje z osobą wiarygodną, dbającą o szczegóły, profesjonalnie podchodzącą do swoich obowiązków.

Oczywiście te pozytywne uczucia pośrednio wpłyną także na odbieranie samej marki, którą reprezentuje nadawca wiadomości. Dlatego bardzo ważne jest, aby w firmie obowiązywał jeden, ściśle ustalony i niezmienny wzór stopki e-mail. Nie może być tak, że Jan Kowalski korzysta z innego podpisu niż Anna Nowak. U jednego logo firmy znajduje się przed imieniem i nazwiskiem, u drugiej natomiast na samym dole.

Zasady tworzenia profesjonalnej, skutecznej stopki e-mail

Najważniejsza zasada brzmi: bez chaosu i przesytu informacji. Wystarczą podstawowe dane, które pozwolą adresatowi zidentyfikować nadawcę i stojące za nim przedsiębiorstwo. Imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres strony, ewentualnie linki do mediów społecznościowych i krótka charakterystyka działalności – to w zupełności wystarczy.

Kolejną kwestią jest minimalizm. Oczywiście w nowoczesnej stopce warto umieścić jakiś element graficzny, jednak należy się zdecydować na jeden z nich. Często spotykamy się ze stopkami, w których umieszczone jest zdjęcie nadawcy oraz dodatkowo wielkie logo jego firmy. To nie jest dobre rozwiązanie, bo stopka staje się chaotyczna, a sam mail także dość „ciężki”, co może być problemem dla niektórych programów pocztowych.

Schludność – to bardzo ważna cecha profesjonalnej stopki e-mail. Jej treść powinna być dość skondensowana (ale nie przesadnie zbita), by ogarnięcie całości wzrokiem było łatwe i szybkie. Nie wprowadzamy niepotrzebnych elementów ozdobnych, 15 linków i jeszcze przydługiej tyrady na temat wpływu wydrukowania e-maila na stan lasów deszczowych.

W nowoczesnej stopce e-mail warto też zastosować proste call to action. Wezwanie do działania może odnosić się np. do zaproszenia na stronę internetową czy odwiedzenia profilu zawodowego na LinkedIN. Firma za pośrednictwem nadawcy może się też np. pochwalić jakimś osiągnięciem i zaprosić do zapoznania się z artykułem na ten temat opublikowanym na portalu internetowym czy stronie organizatora nagrody.

Profesjonalna stopka e-mail jest silną bronią w walce o umocnienie wizerunku firmy. Ten drobny, zbyt często bagatelizowany element, naprawdę ma znaczenie w codziennej komunikacji z klientami.