Profesjonalna stopka mailowa – jak ją zaprojektować? Czego nie może w niej zabraknąć? 6 kluczowych zasad

Biznes składa się z drobnych rzeczy, które razem tworzą wielką całość. Ten nieco patetyczny wstęp nabiera sensu w momencie, kiedy uświadomicie sobie, jak ogromne znaczenie dla całościowego odbioru Waszej firmy w oczach klientów i kontrahentów, mają dosłownie wszystkie elementy identyfikacji wizualnej. Nawet tak pozornie bez znaczenia, jak stopka mailowa. Od tego drobiazgu naprawdę może sporo zależeć, np. to, czy ktoś w ogóle zechce przeczytać Waszego e-maila. Jak powinna wyglądać profesjonalna stopka mailowa? Oto 6 podpowiedzi.
 

1. Czytelność – w stopce mailowej musi się znaleźć imię i nazwisko (lub przynajmniej imię) osoby, która maila wysłała. Banalne? A jednak mnóstwo osób i firm o tym z niezrozumiałych przyczyn zapomina. Czasami nawet te dane są, ale ponieważ sama stopka jest niesamowicie chaotyczna, to trudno je wyłuskać. Dlatego stawiamy na przejrzystość i prostotę – jak przy każdym projektowaniu graficznym.
    

2. Zwięzłość – kojarzycie te stopki mailowe wysyłane głównie z adresów korporacyjnych, które zdają się nie mieć końca? Jest tam coś o kapitale zakładowym (to akurat obowiązuje spółki i nie można z tego zrezygnować), konieczności zachowania poufności i tak dalej i tak dalej. Koszmar. Taka stopka kompletnie odwraca uwagę od treści maila, przynudza, denerwuje i sprawia, że od razu chcemy takiego maila wyrzucić do kosza, a najlepiej fizycznie spalić. Tego typu stopki kojarzą się z najgorszymi korporacyjnymi nawykami.
    

3. Pamiętaj o promowaniu elementów identyfikacji wizualnej – w stopce firmowej można umieścić logo swojej firmy (choć jest wiele niuansów  tym związanych - więcej informacji udzielimy przy konsultacjach), ale uwaga – sam znak nie wystarczy. Dodajemy też podpis z nazwą firmy i adresem www, ponieważ wiele klientów pocztowych blokuje wyświetlanie grafik.
    

4. Coś świeżego – nudne stopki nie przykują niczyjej uwagi, a o uwagę odbiorcy przecież nam chodzi. Dlatego właśnie stopka stała się kolejnym elementem identyfikacji firmy, który powinien być dopracowany w najmniejszym szczególe. Zaskocz swoich klientów. Może zamiast sztampowego „pozdrawiam” dodaj „miłego dnia”? Fajne jest też podawanie godzin naszej zawodowej aktywności, bo wówczas odbiorca nie będzie się denerwował, gdy np. po 16 nie odpowiemy już na jego wiadomość.
    

5. Nie przesadzaj z dodatkami – logo firmy + zdjęcie autora wiadomości + litania na temat nagród + cztery linijki z zachętą do odwiedzenia profili w social mediach = klapa. Taka stopka rozprasza i jest chaotyczna. Jeśli już musisz informować o aktywności w social mediach, to wybierz 1 maksymalnie 2 profile. Pamiętaj, że skromność jest estetyczna, a o estetykę nam tu przecież chodzi.
    

6. Sprawdź, czy stopka w ogóle się poprawnie wyświetla – gdy już masz gotową stopkę, to po kolei przetestuj jej działanie w różnych klientach poczty i na różnych przeglądarkach. Może się bowiem okazać, że gdzieś nie wyświetlają się polskie znaki. Wówczas taka stopka wygląda nieprofesjonalnie i ma znamiona maila spamowego.
    

Generalnie w dzisiejszych czasach, gdy wejście na rynek jest trudne, a zaistnienie na nim jeszcze trudniejsze, warto zadbać o to, aby firma była do swojej aktywności biznesowej doskonale przygotowana. Dlatego zaprojektowanie stopki mailowej warto od razu zlecić studiu graficznemu lub agencji, która przygotowuje naszą stronę www i projekty reklamowe. Koszt jest symboliczny, a efekt będzie świetny (jeśli traficie na profesjonalistów).