Profesjonalny wygląd wiadomości e-mail. Poznaj najważniejsze zasady

Każdy przedsiębiorca codziennie wysyła i odbiera dziesiątki maili. Oczywiście najważniejsze są te, które zawierają ofertę. Jeśli odbiorca zdecyduje się otworzyć wiadomość i zapozna się z jej treścią, szanse na pozyskanie klienta wyraźnie rosną. Tutaj jednak liczą się nawet najdrobniejsze szczegóły, które mogą wyróżnić Twoją wiadomość spośród setek innych, jakie trafiają na skrzynkę odbiorcy. Musisz zadbać o profesjonalny wygląd wiadomości e-mail –  Sprawdź, jak to zrobić.

Personalizacja

Jest to kluczowy termin, z którym trzeba się zapoznać projektując wygląd graficzny swoich wiadomości e-mail. Każdy program pocztowy daje Ci możliwość uzupełnienia pola „Nadawca” w dowolny sposób, ograniczony tylko liczbą znaków. Personalizacja polega na tym, aby nie wysyłać do klientów maili „od nikogo”, ale od konkretnej osoby.

Odbiorcy znacznie chętniej otwierają wiadomości, które pochodzą od kogoś, czyli Anny Nowak, Jana Kowalskiego czy Krzysztofa Malinowskiego. Takie maile budzą większe zaufanie niż te od „Biura”, „Kancelarii”, „Agencji reklamowej” czy „BOK”. Jest to bardzo ważne szczególnie w sytuacji, gdy nawiązałeś już kontakt z klientem lub to on zrobił pierwszy krok i np. skorzystał z formularza na stronie internetowej. Wówczas warto odpowiedzieć mu z adresu konkretnej osoby.

Zacznij więc od profesjonalnego uzupełnienia pola „Nadawca”. Idealnie będzie zmieścić w nim Twoje imię i nazwisko oraz nazwę firmy lub marki. Przykład: „Jan Kowalski – Firma X”.

Rada

Po uzupełnieniu pola „Nadawca” wyślij maila testowego do siebie i sprawdź, czy pełna nazwa jest poprawnie wyświetlana. Niektóre programy ucinają bowiem zbyt długą treść.

Tytuł 

Tytuł wiadomości jest bardzo ważny, bo po jego przeczytaniu większość osób podejmuje decyzję, czy w ogóle warto otworzyć mail. Tutaj również nie ma miejsca na przypadek i niechlujstwo. Dbaj o zasady polszczyzny, stosuj znaki interpunkcyjne, zacznij zdanie od wielkiej litery. Unikaj natomiast dużej liczby wykrzykników, bo to wygląda zbyt agresywnie.

Tytuł wiadomości musi zachęcać do jej otworzenia, a więc zamieść w nim coś intrygującego, ale jednocześnie dość jasnego. Pamiętaj też o personalizacji. Jeśli wysyłasz maila do klienta, które dane dobrze znasz, w tytule warto zawrzeć imię i nazwisko odbiorcy lub nazwę firmy, np. „Oferta dla firmy X”, „Oferta – Pani Anna Nowak” etc.

Treść

Powinna być możliwie krótka. Zacznij od przywitania. Tutaj rada: znacznie lepiej i przyjaźniej wygląda mail, który zaczyna się od słów „Dzień dobry”  niż „Witam”. To drugie sformułowanie jest bardzo zimne i wiele osób go nie znosi. „Dzień dobry” sprowadza wymianę maili na bardziej ludzki poziom.

Jeśli mail jest jednocześnie ofertą, w dodatku dość obszerną, zawsze dodaj ją jako załącznik – nie rozbudowuj przesadnie treści wiadomości. Pamiętaj również, że ludzie korzystają z różnych programów, dlatego załącznik najlepiej jest zapisać w ogólnodostępnym formacie PDF.

Stopka

Jej zaprojektowanie warto zlecić grafikowi. Dobra, efektowna stopka to połowa sukcesu. Powinna podkreślać Twój profesjonalizm, przekazywać najważniejsze informacje o Tobie i firmie, którą reprezentujesz oraz po prostu być przyjemna dla oka. W ten sposób buduje się zaufanie do marki.

Rada

Stopka nie musi być przesadnie rozbudowana. Daruj sobie popularne apele o niedrukowanie wiadomości w trosce o drzewa itd. Wystarczy imię i nazwisko, funkcja, bezpośredni numer kontaktowy, adres strony www i adres e-mail nadawcy.

Wygląd wiadomości e-mail także jest elementem wizerunku i identyfikacji wizualnej Twojej firmy! Niechlujstwo na tym poziomie bardzo źle świadczy o przedsiębiorstwie i powoduje, że Twoje maile albo będą szybko trafiać do kosza, albo nie zrobią na odbiorcach żadnego wrażenia. W obu przypadkach przegrałeś.