Fixed Price i Time and Material: który model rozliczeń z agencją interaktywną jest korzystniejszy dla klienta?

Zwykle najbardziej zapalnym punktem współpracy z agencją interaktywną jest kwestia ustalenia jej wynagrodzenia. Większość profesjonalnych agencji podchodzi do sprawy dość elastycznie, proponując klientom jeden z dwóch popularnych modeli rozliczeń. Mowa o Fixed Price oraz Time and Material. Wiemy, że na tym etapie niewiele Ci to mówi, ale spokojnie – wszystko za chwilę stanie się jasne. Przeczytaj uważnie nasz artykuł, dowiedz się jakie są zalety i wady obu modeli, a następnie sam oceń, który z nich będzie dla Ciebie najkorzystniejszy.

Fixed Price: na czym to polega?

Model Fixed Price jest bez wątpienia najbardziej czytelny z punktu widzenia klienta, który np. chce zlecić agencji interaktywnej zaprojektowanie nowej strony internetowej dla jego firmy. W tym modelu stawkę ustala się z góry, za cały projekt. Klienta nie interesuje więc, ile czasu pracownicy agencji poświęcą na analizę zlecenia, prace programistyczne i graficzne, konsultacje, testy i wdrożenie. Jeśli strona została wyceniona na 10 tysięcy złotych, to tyle ma kosztować i kropka.

Na jakiej podstawie agencja szacuje ten koszt? Bierze tutaj pod uwagę głównie informacje pozyskane od klienta, a spisane w tzw. briefie. W tym dokumencie klient możliwie szczegółowo określa swoje oczekiwania, co pozwala ustalić harmonogram i zakres prac. Jeszcze łatwiej jest w sytuacji, gdy klient kupuje stronę zgodnie z jej bazową specyfikacją i nie zamierza wprowadzać żadnych zmian. Wówczas agencja w dużej mierze opiera się na wypracowanym już szablonie, dzięki czemu project manager dobrze wie, ile taka usługa będzie kosztować.

Trzeba natomiast wyraźnie zaznaczyć, że model Fixed Price niekoniecznie będzie dla klienta najkorzystniejszy finansowo. Dlaczego? Ponieważ każda agencja w cenie szacuje już swoje ryzyko, czyli de facto ją winduje – choć klient nie ma tego świadomości.

W tym modelu bolesny dla klienta może być wariant, w którym w trakcie realizacji zlecenia zgłosi on jakieś szczególne życzenia – a wcześniej zapomniał o nich poinformować czy po prostu nie brał ich pod uwagę. Załóżmy, że początkowo agencja miała stworzyć stronę firmową z 5 podstronami, ale po kilku dniach okazało się, że jednak klient chciałby mieć dwie dodatkowe o nietypowym układzie. To oczywiście spowoduje zwiększenie kosztorysu – nawet bardzo odczuwalne, gdyby miało się okazać, że taka zmiana jest na tym etapie bardzo trudna do wprowadzenia.

Powstaje tutaj duże pole do konfliktu. Częstym efektem jest to, że klient po prostu rezygnuje ze swojego pomysłu, nawet jeśli jest bardzo dobry, otrzymując stronę, która nie do końca spełnia jego oczekiwania.

Zalety modelu Fixed Price:

• Znasz z góry koszt realizacji;
• Prace zwykle postępują szybciej;
• Możesz dokładnie zapoznać się ze specyfikacją produktu/usługi i ocenić, czy Ci to wystarczy;
• Agencja pracuje na znanych sobie i wielokrotnie przetestowanych rozwiązaniach, co eliminuje ryzyko opóźnienia;
• Nie musisz na bieżąco nadzorować realizacji projektu. Zamawiasz konkretną usługę/produkt i dostajesz ją w uzgodnionym terminie;

Wady modelu Fixed Price:

• Dopłacasz za ryzyko niedoszacowania projektu;
• Każda zmiana, której nie zgłosiłeś przed rozpoczęciem prac, jest wyceniana indywidualnie i może być bardzo kosztowna;
• Mniejsza elastyczność podczas realizacji projektu (właściwie brak możliwości bieżącego konsultowania poszczególnych etapów prac);

Komu polecamy rozliczenie w modelu Fixed Price?

1. Właścicielom małych firm, którzy nie mają czasu, by stale nadzorować pracę agencji.
2. Przedsiębiorcom, którzy mają bardzo sprecyzowane oczekiwania odnośnie do projektu i potrafią je jasno określić na samym początku.
3. Firmom, które boją się przekroczenia budżetu i chcą go trzymać w ryzach.

Time and Material: ciekawy model, choć tylko dla zaangażowanych

W przypadku tego modelu, jak nietrudno się domyślić, zleceniodawca płaci wyłącznie za wykonaną pracę i poświęcone na nią zasoby (głównie czas). Ta opcja jest też określana bardziej swojsko, czyli „rozliczenie za godziny”. Wszystko sprowadza się do tego, że agencja interaktywna podaje klientowi stawkę za godzinę pracy np. grafika, programisty czy copywritera oraz wstępnie szacuje, ile czasu może zająć realizacja danego projektu.

Ten model nie cieszy się dużym zainteresowaniem wśród małych firm, co jest efektem braku zrozumienia korzyści wynikających z wyboru tego modelu rozliczeń.

Model Time and Material w wielu przypadkach okazuje się być znacznie korzystniejszy pod trzema względami:

1. Finansowym - szczególnie wtedy, gdy klient nie ma jasno sprecyzowanych oczekiwań, natomiast chce aktywnie uczestniczyć w realizacji projektu. Wykonawca natomiast nie musi przerzucać na klienta kosztu swojego ryzyka, jak ma to miejsce w przypadku modelu Fixed Price.
2. Jakościowym - agencja nie musi się trzymać sztywno harmonogramu, dzięki czemu ma szansę doprowadzić projekt do perfekcji. Może też na bieżąco wprowadzać poprawki i uwzględniać uwagi zgłaszane przez klienta lub jego przedstawiciela monitorującego realizację zlecenia.
3. Czasu - wszelkie zmiany czy spontaniczne pomysły mogą być wdrażane szybciej, praktycznie na bieżąco. Nie powoduje to większych komplikacji, nie wymaga całkowitego przemodelowania obranej już strategii.

Time and Material jest opcją, którą powinni rozważać przede wszystkim ci klienci, którzy sami lub za pośrednictwem np. pracownika mogą w pewnym stopniu zaangażować się w realizację projektu, by na bieżąco konsultować się z wykonawcą. Zaznaczamy jednak, że klient nie musi być ekspertem w dziedzinie np. programowania czy marketingu. Wystarczy, że umie jasno artykułować swoje oczekiwania.

Zalety modelu Time and Material:

• W wielu przypadkach niższy koszt po stronie klienta;
• Pewność, że zapłaciło się tylko za faktycznie wykonaną pracę;
• Możliwość szybkiego i niekłopotliwego wprowadzenia ewentualnych poprawek przed zakończeniem realizacji projektu;

Wady modelu Time and Material:

• Konieczność poświęcenia większej ilości czasu na konsultowanie się z agencją;

Komu polecamy rozliczenie w modelu Time and Material?

1. Przedsiębiorcom, którzy na wstępnym etapie nie potrafią konkretnie określić swoich oczekiwań – często działa tutaj zasada: podrzućcie mi jakiś ogólny projekt i będziemy na nim pracować.
2. Przedsiębiorcom, którzy lubią wiedzieć, za co dokładnie zapłacili.
3. Klientom, którzy chcą uniknąć konieczności wprowadzania dużej ilości poprawek w już gotowym projekcie – ten model wyklucza podobny scenariusz, ponieważ poszczególne kroki są na bieżąco konsultowane z klientem.

Zobacz przykład realizacji w tym modelu: tutaj

Dodajmy również, że w grę zawsze może wchodzić model hybrydowy, czyli na przykład zamówienie strony internetowej w cenie określonej z góry, a następnie „dopieszczanie” jej już w ramach rozliczenia godzinowego. To bardzo ciekawe rozwiązanie, które może być szczególnie opłacalne pod względem finansowym i przynieść naprawdę dobre efekty wizualne oraz funkcjonalne.