Jak chronić interes agencji reklamowej podczas współpracy z klientem?

Życie nie jest idealne i prędzej czy później każda firma trafi na problematycznego klienta. W przypadku agencji reklamowych normą jest próba obniżenia wynagrodzenia za wykonaną pracę. Bo klientowi się nie podoba, bo klient chciał na wczoraj, bo klient ma szwagra, który powiedział, że jego kolega powiedział, że to logo powinno kosztować mniej i tak dalej. Jest to męczące, dlatego każda profesjonalna agencja reklamowa powinna się przed takimi sytuacjami zabezpieczyć. Jak? Podpisując z klientem umowę.

Umowa jest koniecznością

Nawet w przypadku realizacji bardzo drobnego zlecenia warto podpisać z klientem umowę. Trzeba uważać przede wszystkim na klasyczna sytuację, czyli: Pan wystawi pro formę, a na koniec się rozliczymy za całość. Rozliczymy, albo nie rozliczymy – jeśli zgodzisz się na taki układ, to klient przejmuje kontrolę.

Ważne jest też, aby umowa, którą podpiszesz z klientem, była możliwie szczegółowa. Unikaj gotowców. W umowie bardzo dokładnie określ zakres obowiązków agencji i klienta – liczy się każdy szczegół. Oczywiście załącznikiem do umowy musi być wypełniony przez klienta brief projektu graficznego czy usługi copywriterskiej.

Pamiętaj: Zgodnie z prawem liczy się też umowa ustna i na jej podstawie także może dochodzić zapłaty od klienta. Zwykle oczywiście na drodze sądowej. Dobrze jest mieć wtedy świadka rozmowy. Pamiętaj jednak, że umowa ustna jest ważna tylko wtedy, jeśli w jej trakcie ustaliłeś z klientem cenę i szczegółowe warunki realizacji zlecenia.

Jeśli klient nie chce się wywiązać z umowy? Co robić?

Najlepiej oczywiście nie dopuścić do takiej sytuacji, jednak jeśli konflikt z klientem jest nieunikniony, wówczas musisz przejąć inicjatywę. Masz umowę? Świetnie – ona w 100% chroni interesy agencji. Kolejną tarczą jest brief – klient nie może bowiem twierdzić, że zlecenie jest wykonane niezgodnie z jego oczekiwaniami, skoro sam te oczekiwania wyraził na piśmie.

Mając umowę i brief masz w ręku wszystkie karty. Wystawiaj fakturę z krótkim terminem zapłaty (chyba, że umowa stanowi inaczej) i poczekaj na ruch klienta. Uwierz – większość zapłaci. Jeśli w tym przypadku jest inaczej wyślij monit mailowo, później listownie. Nadal brak reakcji? Trudno – pora na działania prawnika.

Rada

Każda agencja interaktywna, każda firma powinna mieć prawnika, który w razie problemów będzie ją reprezentował w korespondencji z nierzetelnymi klientami. Koszt sporządzenia oficjalnego, groźnie brzmiącego pisma przez fachowca jest niewielki, a naprawdę w zdecydowanej większości przypadków do wystarcza.

Podsumowując: umowa, brief, prawnik. To podstawa ochrony interesów agencji reklamowej, która miała pecha i trafiła na kapryśnego czy po prostu nieuczciwego klienta. Trzymamy kciuki, abyś miał ich jak najmniej.