Event marketing – kilka metod jego skutecznego przeprowadzenia

Nawet jeśli prowadzimy swój biznes w sieci, to pewne branże wymagają, abyśmy przynajmniej okresowo promowali się w warunkach terenowych. Reklama cyfrowa jest dobra, ale czasami nic nie zastąpi osobistego kontaktu z klientami. Tyle oczywistości na początek. Przejdźmy do konkretów. Opowiemy Wam, na czym tak naprawdę polega event marketing, jakie rodzaje imprez warto organizować i jak się zabrać za ich profesjonalne przygotowanie.

Event marketing to nie tylko efektowna reklama

Event marketing nie jest jeszcze zbyt rozpowszechnionym terminem i generalnie kojarzy się go z organizowaniem różnej maści imprez promocyjnych. To oczywiście prawda, ale w tym pojęciu mieści się także działanie strategiczne – nie chodzi nam o samą organizację, ale o długofalowy efekt, jaki impreza ma przynieść. Kluczowe znaczenie ma dwukierunkowość tej strategii: nie tylko się promujemy, ale także możemy od razu poznać opinię potencjalnych klientów o swojej ofercie.

Jasną sprawą jest fakt, że rodzaj imprezy trzeba dobrać pod kątem oczekiwań i specyfiki konkretnej grupy docelowej. Jeśli prowadzimy biznes „pod krawatem” i celujemy w poważnych przedsiębiorców, raczej nie zaprosimy ich na grillowanie połączone z koncertem lokalnej gwiazdy sceny dyskotekowej. Odwracając sytuację – młode osoby kupujące u nas gry komputerowe niekoniecznie będą zainteresowane zwiedzaniem starówki Torunia.

Oczywiście, istnieją imprezy adresowane do ogółu, które mają promować naszą markę w jak najszerszej grupie odbiorców. Najważniejsze jest więc to, abyśmy określili, na kim nam tak naprawdę zależy: na kliencie końcowym, naszych partnerach biznesowych czy na wszystkich po trochu.

Event, ale jaki?

Najpierw podejmujemy decyzję: co event ma przynieść naszej firmie? Zwiększyć sprzedaż czy świadomość marki? Poprawić relacje z partnerami? Zaprezentować nas w lokalnym środowisku biznesowym? Gdy to dokładnie określimy kolejne kroki będą dużo łatwiejsze.

Do wyboru mamy naprawdę sporą liczbę ciekawych imprez, które różnią się między sobą zakresem atrakcji, przekazem, stopniem skomplikowania przygotowań, tematyką i oczywiście skalą. Wybraliśmy dla Was kilka najskuteczniejszych imprez:

• Special events – imprezy specjalne są bardzo popularne wśród mieszkańców i – to bardzo ważne – lokalnych mediów. Tego typu spotkanie organizujemy głównie z myślą o zwiększeniu świadomości marki, co w prostej linii przekłada się na zwiększenie sprzedaży. Special events to m.in. koncerty, pokazy, różne akcje tematyczne (dni energii odnawialnej, święto czekolady etc.), podczas których nasza firma może w nieograniczony sposób rozdawać materiały promocyjne. Kluczowe znaczenie ma to, że takie imprezy chętnie – najczęściej za darmo – promują media.
• Business events – spotkania zamknięte, zwykle dla poważnych kontrahentów lub partnerów biznesowych. Dzięki zaproszeniu specjalistów z naszej branży mamy możliwość poprawienia komunikacji zewnętrznej, ale także wewnętrznej, jeśli w spotkaniu biorą udział nasi pracownicy lub ściśle współpracujące z nami firmy. Business eventem będzie np. konferencja, targi branżowe czy kongres.
• Institutional events – wszelkiego rodzaju imprezy adresowane do lokalnej społeczności, najczęściej organizowane przez władze miasta czy gminy. Zwykle są to różnej maści obchody i jubileusze. Integrują mieszkańców, zwiększają świadomość miejsca, dlatego są ważnym elementem marketingu miast.
• Incentive events – imprezy głównie kierowane do własnych pracowników oraz zaufanych partnerów biznesowych. Mają luźny charakter, często zabawowy, integrujący. Tego tupu spotkania świetnie budują atmosferę i zwiększają przywiązania do firmy.

Oczywiście istnieje cały zespół mniejszych eventów promocyjnych, takich jak promocje produktów w sklepach, degustacje, pokazy. Każda z tych form może być skutecznym narzędziem budowania marki, ale jej wybór zawsze musi być poprzedzony analizą oczekiwanych korzyści i potrzeb swoich gości.

Jak zabrać się za organizację eventu promocyjnego?

Nie obędzie się bez przygotowania szczegółowego briefu. Oczywiście musimy określić konkretny budżet imprezy, co pozwoli nam dobrać poszczególne atrakcje szykowane dla gości. Kolejna sprawa to wybór miejsca – ma to być hotel, namiot, a może siedziba naszej firmy? W kolejnych krokach wybieramy podstawowe elementy eventu, czyli catering, obsługę, może osoby odpowiedzialne za jego poprowadzenie.

Bardzo ważna jest także promocja samej imprezy. Łatwiej jest w sytuacji, gdy chcemy na nią zaprosić tylko kontrahentów – po prostu wysyłamy do nich zaproszenia (eleganckie, może niesztampowe) pamiętając, aby każdy z naszych partnerów biznesowych został zaproszony imiennie. Jeśli event ma mieć charakter ogólny, postarajmy się o jego nagłośnienie w lokalnych mediach. Zainteresujemy je tylko wtedy, gdy solidnie ukryjemy cel komercyjny. Media przyciągnie jakiś społeczny cel imprezy, którym będzie np. akcja promowania zdrowego stylu życia czy sadzenia drzew. Ogranicza nas wyobraźnia.

Oczywiście zdecydowanie najlepszy efekt osiągniemy wtedy, gdy organizację imprezy powierzymy wyspecjalizowanej firmie. Wtedy to ona zajmie się wszystkim, o czym napisaliśmy w poprzednich akapitach, a także profesjonalnie dobierze zakres i tematykę eventu do zgłoszonych przez nas oczekiwań. Będziemy musieli dysponować większym budżetem, ale w długofalowej perspektywie taka inwestycja się opłaci. Event marketing wymaga bowiem fachowego się nim posługiwania.