Mail to podstawowa forma komunikacji z klientem, ale też… wizytówka Twojej firmy

Na pewno zauważyłeś, że coraz rzadziej rozmawiasz ze swoimi klientami telefonicznie. Ten model komunikacji powoli odchodzi do lamusa i jest wypierany przez wymianę wiadomości elektronicznych, czyli po prostu maili. Szczególnie chętnie korzystają z tego sami klienci, którzy nie chcą być nękani telefonami lub też preferują sytuację, gdy mogą na spokojnie zapoznać się z ofertą czy informacjami przesłanymi przez przedsiębiorcę. Sposób prowadzenia komunikacji mailowej ma ogromny wpływ na wizerunek Twojego biznesu. Dlatego musisz pamiętać o kilku istotnych zasadach.

Personalizacja wiadomości

Przyjrzyj się wyglądowi swojego maila. Czy uważasz, że prezentuje się on profesjonalnie? Jeśli masz wątpliwości, to szybko zleć przygotowanie eleganckiej stopki, w której powinno się znaleźć logo reprezentowanej przez Ciebie marki. Zadbaj również o estetyczny układ stopki – podpisz się, podaj numer telefonu i adres strony www. Nie przesadzaj z informacjami – nie powinno ich być zbyt dużo, ponieważ mogłoby to wprowadzić chaos, a także spowodować ucinanie części tekstu w toku wymiany maili.

Odpowiednie tytułowanie

Tytuł maila w praktyce decyduje o tym, czy odbiorca w ogóle go otworzy. Zadbaj o to, by wiadomość już na pierwszy rzut oka prezentowała się interesująco i merytorycznie. Pamiętaj przy tym, że już blisko połowa Twoich klientów odbiera maile na smartfonie. Mały ekran stawia poważne ograniczenia dla długości tytułu wiadomości. Twórz więc krótkie, zwięzłe, ale atrakcyjne nagłówki, w których zawrzesz myśl przewodnią całego maila. To zawsze wygląda profesjonalnie.

Sformatuj treść

Wiele osób bagatelizuje znaczenie wyglądu wiadomości mailowej, co jest poważnym błędem w komunikacji biznesowej. Postaw się w sytuacji zapracowanego klienta, który naprawdę nie ma ochoty, by skupiać całą uwagę na treści Twojego maila. Odruchowo spróbuje ją przeskanować, wychwytując wyłącznie te najcenniejsze informacje.

Ułatw mu to poprzez stosowanie formatowania tekstu. Pogrubienia, podpunkty, akapity, może nawet graficznie przedstawiony przycisk call to action – to wszystko sprawi, że wiadomość będzie prezentować się znacznie lepiej.

Elegancki język

„Witam. Przesyłam ofertę. Czekam na kontakt zwrotny.” – taka wiadomość, choć bardzo zwięzła, może stworzyć mur między Tobą a klientem. Wysil się na stworzenie nieco bardziej eleganckiego przekazu. Używaj zwrotu „Dzień dobry”, podkreśl swoją troskę o klienta („Mam nadzieję, że oferta będzie dla Pana satysfakcjonująca. Chętnie odpowiem na wszelkie pytania.”), delikatnie skróć dystans (mile widziane są zwroty w stylu „Panie Janie” czy „Pani Anno”).

Przede wszystkim musisz mieć świadomość, że zwykły mail to także element identyfikacji wizualnej Twojej firmy. Stwórz atrakcyjny, wiarygodny i profesjonalny model komunikacji elektronicznej, ponieważ takie drobiazgi, jak stopka czy poszczególne słowa, mogą mieć duży wpływ na odbieranie marki przez adresata wiadomości.