Temat miesiąca. Jak ograniczyć liczbę telefonów od klientów zadających wciąż te same pytania? Poradnik nie tylko dla agencji marketingowych

Każda agencja marketingowa mierzy się z dość prozaicznym problemem, jakim jest odbieranie wielu telefonów od klientów zadających dokładnie te same pytania. Ile kosztuje usługa? Jaki jest czas wykonania zlecenia? Czy płatność jest z góry, czy „po robocie”? Czy można gdzieś zapoznać się z portfolio? To tylko próbka, a tych powtarzających się pytań jest znacznie więcej.

Oczywiście każdy telefon od klienta to szansa na zdobycie zlecenia, natomiast na dłuższą metę tłumaczenie wciąż tego samego może być męczące, nie wspominając już o tym, że zajmuje mnóstwo czasu. Można zniwelować ten problem od ręki, a najlepsze sposoby, gotowe do zastosowania przez każdą agencję marketingową, zdradzamy w naszym poradniku.

Warto zacząć od sprawdzenia treści na stronie

Częste telefony od potencjalnych klientów, zwłaszcza zadających cały czas dokładnie takie same pytania dotyczące szczegółów oferty, mogą sugerować, że klienci nie są w stanie szybko wyszukać potrzebnych im informacji na stronie.

To częsty problem biorący się z tego, że agencje zbyt dużą wagę przykładają do atrakcyjności treści i jej unikalności (wyróżnienie się stylem wypowiedzi na tle konkurencji), a zbyt mało czasu poświęcają na dopieszczenie tekstów pod kątem ich wartości merytorycznej.

Zalecamy więc, aby na dobry początek uczciwie przeanalizować opublikowaną na stronie treść i zastanowić się, czy rzeczywiście przekazuje ona czytelnikom te informacje, które mogą ich interesować (a później dopytują o nie w rozmowach telefonicznych).

Inwestycja w copywriting i content writing

Jeśli treść na stronie agencji marketingowej pozostawia wiele do życzenia pod kątem walorów informacyjnych, to kolejnym krokiem powinno być jej przeredagowanie. Warto powierzyć to zadanie profesjonalnemu copywriterowi, który specjalizuje się w content writingu, czyli tworzeniu wsadów na strony internetowe firm.

Należy uczulić copywritera na to, aby teksty były zbalansowane ze względu na atrakcyjny język, unikalność, merytoryczność oraz wartość informacyjną.

Dział FAQ na stronie

FAQ, czyli dział z odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania klientów, może znacząco zredukować liczbę męczących telefonów do agencji. Warto zadbać o to, aby odpowiedzieć na możliwie jak najwięcej pytań, zrobić to w sposób zwięzły, ale jednocześnie wyczerpujący, opierając się na konkretnych przykładach.

Blog z artykułami poradnikowymi

Skutecznym narzędziem do zredukowania liczby niechcianych telefonów od klientów jest również blog agencji marketingowej. Choć większość agencji bloguje, to jednak nie wszystkie wykorzystują potencjał bloga w zakresie przekazywania klientom rzeczowych informacji.

Jeśli np. w ostatnim czasie do agencji zadzwoniło kilkunastu klientów w dokładnie tej samej sprawie, to jest to dobra motywacja do tego, aby poruszyć omawiany temat na blogu, rozwiewając wątpliwości klientów czy podając im przykłady, dzięki którym zwizualizują sobie sposób świadczenia konkretnej usługi.

Wygodny formularz kontaktowy

Brak formularza kontaktowego na stronie agencji wręcz prowokuje klientów do dzwonienia z pytaniami o różne szczegóły oferty. Nie każdemu chce się przeklejać adres e-mail – dużo szybciej i łatwiej można się skontaktować z agencją właśnie przez formularz.

Formularz kontaktowy powinien być krótki, czytelny i mieć opcję wyboru adresata wiadomości – na przykład działu technicznego, działu kreatywnego, działu odpowiedzialnego za projektowanie stron internetowych etc.

Moduł sklepu do zamawiania szczegółowo opisanych usług

Agencje, które mają ustandaryzowane usługi, śmiało mogą zacząć je sprzedawać online, bez konieczności każdorazowego omawiania szczegółów zamówienia z klientem. Umożliwi to wdrożenie modułu sklepu na stronie agencji – klient po prostu wrzuci do koszyka interesujące go usługi i otrzyma gotowe zamówienie w określonym terminie.

Ta metoda sprawdzi się jednak wyłącznie w przypadku sprzedaży usług, które nie wymagają indywidualnego podejścia do zlecenia i bliskiej współpracy z klientem – na przykład prostych stron internetowych na gotowym szablonie czy tekstów SEO do kampanii pozycjonowania witryny klienta.

Warto wdrożyć przynajmniej część z tych rozwiązań, ponieważ gwarantują one znaczne zredukowanie liczby telefonów od klientów i tym samym problemu frustrującego odpowiadania na wciąż te same pytania.