Nowoczesne podejście do pakietów konferencyjnych

Organizacja konferencji, czy to naukowej, czy branżowej, jest sporym przedsięwzięciem, które wymaga dokładnego planowania i niemałych inwestycji. Jednym z kluczowych elementów imprezy są wszelkiego rodzaju materiały drukowane, które trafiają do uczestników, przekazują im istotne informacje, a także pozwalają lepiej zapamiętać wydarzenie oraz oczywiście markę organizatora. Takie materiały najlepiej jest zebrać w całość w postaci pakietów konferencyjnych. Te dają szerokie pole do popisu w zakresie przykucia uwagi gości konferencji.

Co powinien zawierać pakiet konferencyjny?

Wszystko, co tylko może się przydać uczestnikowi konferencji, a także pomóc mu w ciepłym pomyśleniu o organizatorze. Standardowo w pakiecie konferencyjnym umieszcza się:

• Identyfikator
• Certyfikat uczestnictwa
• Wszelkie drukowane materiały dotyczące tematu konferencji
• Mapkę obiektu (jeśli można się w nim zgubić)
• Smycz do identyfikatora
• Notatnik
• Długopis i ołówek
• Ewentualne ulotki i broszury

Całość oczywiście powinna być zamknięta w estetycznej teczce konferencyjnej oraz włożona do torby, najlepiej płóciennej, którą uczestnik będzie mógł później wykorzystywać w celach prywatnych (promując logo wydarzenia czy organizatora).

Personalizacja to podstawa

W dobie druku cyfrowego nie ma najmniejszych problemów z tym, aby maksymalnie spersonalizować materiały konferencyjne wchodzące w skład pakietów. To bardzo dobry pomysł, ponieważ dzięki temu uczestnik czuje, że nie jest tylko członkiem masy ludzi, ale ktoś rzeczywiście zauważył jego udział w wydarzeniu. To od razu dobrze nastraja. Druk cyfrowy pozwala tworzyć pojedyncze kopie materiałów przy zachowaniu rozsądnego kosztu.

Personalizacja nie powinna jednak kończyć się tylko na wydrukowaniu imiennych identyfikatorów i certyfikatów. Warto zadbać również o to, aby w liście powitalnym czy w materiałach konferencyjnych uczestnik znalazł swoje imię i nazwisko. O wiele przyjemniej czyta się tekst zaczynający się od „Witaj, Andrzeju Kowalski” niż „Szanowni Państwo”.

Jeśli konferencja ma charakter interdyscyplinarny i podejmuje różne zagadnienia, dobrym pomysłem będzie przygotowanie pakietów konferencyjnych zawierających materiały odpowiadające zainteresowaniom konkretnego uczestnika. Załóżmy, że w ramach konferencji IT organizowane są wystąpienia zarówno dla programistów, jak i właścicieli firm, którzy chcą zainwestować w nową infrastrukturę informatyczną. Przygotowanie uniwersalnych materiałów, które zainteresują jednych i drugich może być bardzo trudne, czy wręcz niemożliwe. Dlatego także tutaj stawiamy na personalizację.

Jasne, że takie przygotowanie pakietów konferencyjnych wprowadza dodatkowe komplikacje i wymaga poświęcenia większej ilości czasu. Wynikające z tego korzyści wizerunkowe i promocyjne są jednak warte wysiłku.