Temat miesiąca: komunikacja mailowa – niedoceniany booster dla marketingu Twojej firmy

Marketing, zwłaszcza internetowy, to bardzo obszerne pojęcie czy raczej kategoria działań, jakie można podjąć w celu zwiększenia rozpoznawalności danej marki. Niemal każdy przedsiębiorca słyszał o stronie internetowej, pozycjonowaniu, content marketingu czy video marketingu, natomiast faktem jest, że mnóstwo firm kompletnie bagatelizuje proste i zupełnie darmowe narzędzia marketingu. Jednym z nich jest najzwyklejszy w świecie e-mail.

W tym artykule rzeczowo podpowiadamy, jak wykorzystać komunikację mailową z klientami dla celów marketingu, nie ponosząc przy tym praktycznie żadnych kosztów.

Zacznij od opracowania szablonu wiadomości mailowej

Słowo „szablon” zawsze źle się kojarzy, gdy używamy go w kontekście marketingu. Jednak w tym przypadku opracowanie szablonu wiadomości mailowej jest jak najbardziej wskazane. Chodzi o to, aby każda osoba reprezentująca markę, która komunikuje się z klientami via e-mail, stosowała dokładnie taki sam schemat konstrukcji wiadomości.

Szablon może zawierać takie wytyczne, jak np.:

• Rozdzielanie bloków tekstu akapitami po każdych dwóch linijkach;
• Stosowanie interlinii 1,5 lub 2 mm;
• Rozpoczynanie każdego maila od przywitania;
• Każdorazowe sprawdzenie treści maila pod kątem poprawności językowej;
• Niedodawanie (lub dodawanie) emotikonów do treści maila;

Najwygodniej będzie stworzyć szablon i zaimplementować go w programie pocztowym.

Stopka – nie może być byle jaka

Obiecaliśmy, że będzie bez kosztów, ale jeśli masz wolne kilkaset złotych, to zainwestuj je w usługę grafika, który zaprojektuje stopkę firmowej wiadomości mailowej. Atrakcyjna, uporządkowana stopka, to silny akcent wizerunkowy, uwiarygadniający autora wiadomości oraz profesjonalizujący markę w oczach odbiorcy.

Jednakowy format adresu e-mail

Chodzi tutaj o adresy, z jakich pracownicy wysyłają wiadomości do klientów. Oczywiście podstawą powinien być adres ogólny, np. bok@moja_firma.pl, natomiast identyczny format muszą mieć wszystkie adresy służące do komunikacji marki – na przykład poszczególnych pracowników biura obsługi klienta, właściciela, handlowców, działu technicznego etc. 

Szablon komunikacji językowej

Drugim szablonem, który wymaga opracowania w celu zunifikowania komunikacji mailowej marki, jest ten dotyczący języka, a w zasadzie sposobu wypowiedzi. W szablonie określamy takie szczegóły, jak to, czy zaczynamy maila od „Witam” czy może „Dzień dobry”, jak kończymy wiadomość (np. „Miłego dnia” zamiast suchego „Z poważaniem”), czy skracamy dystans, czy wprost przeciwnie – akcentujemy elitarność marki itd.

Jeśli nie do końca wiesz, jak Twoja marka powinna się komunikować na gruncie językowym, to nie wahaj się przed skorzystaniem z pomocy profesjonalnego copywritera/content writera, który specjalizuje się w komunikacji marketingowej.

Kontroluj, czy każdy przedstawiciel marki stosuje się do tych wytycznych

Teoria sobie, życie sobie, prawda? Początki z nowymi zasadami prowadzenia komunikacji mailowej mogą być trudne, ponieważ pracownicy na pewno mają swoje przyzwyczajenia. Stąd należy ich co jakiś czas kontrolować, wyłapywać błędy i oczekiwać, że komunikacja po 2-3 tygodniach stanie się w 100% spójna.

Jak widzisz wystarczy naprawdę niewiele zaangażowania, aby wypracować zunifikowany, atrakcyjny dla odbiorcy sposób komunikacji mailowej. Warto to zrobić, ponieważ nawet takie drobiazgi składają się na całościowy wizerunek marki, stanowiąc element jej brandingu.