Zakończenie współpracy z agencją content marketingową. Jak to zrobić w cywilizowany i korzystny dla marki sposób?

Kampania marketingowa to nie perpetuum mobile. Każda kiedyś się kończy, czy to z powodu wyczerpania się jej formuły, zmiany strategii czy konieczności obcięcia budżetu. Jeśli po dłuższym czasie (np. kilku latach) planujesz zakończyć współpracę z agencją content markeitngową, to niezależnie od przyczyn takiej decyzji pamiętaj, aby zrobić to w sposób cywilizowany, a przy okazji korzystny dla Twojej marki. Kilka wskazówek znajdziesz w naszym poradniku.

Zacznij od kontaktu z agencją

Najgorszy scenariusz dla obu stron to taki, w którym klient decyduje się na „ciche” zakończenie współpracy. Wciąż zdarzają się sytuacje, w których klienci po prostu przestają odpowiadać na maile, nie opiniują zaproponowanych tematów, nie odbierają telefonów, a co gorsza – nie regulują otrzymanych faktur.

Jest to skrajnie niepoważna postawa, która świadczy o niedojrzałości klienta. Jeśli nie chcesz kontynuować współpracy z agencją interaktywną, to po prostu napisz maila czy zadzwoń i poinformuj o swojej decyzji. Tylko tyle i aż tyle.

Zajrzyj do umowy

Jeśli Twoja współpraca z agencją content marketingową była uregulowana umową (nawet w formie ustaleń mailowych), to oczywiście trzeba do niej zajrzeć i sprawdzić, jakie są terminy jej wypowiedzenia.

Agencja mogła zastrzec w umowie, że okres wypowiedzenia to np. 7 dni, co oznacza, że jeśli kampania ma charakter ciągły, to klient będzie musiał zapłacić za zrealizowane w tym czasie usługi.

Właśnie dlatego decyzję o zakończeniu współpracy najlepiej jest podjąć pod koniec miesiąca, zanim jeszcze rozpocznie się kolejny okres obsługi kampanii.

Nie wymyślaj niestworzonych powodów

Uczciwość bywa trudna, natomiast jest też konieczna dla zachowania normalnych relacji w biznesie. Zamiast wymyślać nieprawdziwe powody, dla których chcesz zakończyć współpracę z agencją content marketingową, podaj rzeczywiste argumenty.

Skończył Ci się budżet? Straciłeś ważnego klienta? A może po prostu nie widzisz efektów kampanii i nie wierzysz, że agencja może cokolwiek tutaj poprawić? Uczciwy feedback, choć bywa bolesny, jest najbardziej wartościowy i pomoże agencji podnieść jakość jej usług (na czym, kto wie, możesz w przyszłości skorzystać).

Wyjaśnij, co nie zagrało

Jeśli powodem, dla którego rezygnujesz z dalszej obsługi przez agencję marketingową, są popełnione przez nią błędy, to warto o tym mówić wprost. Nie sil się na niepotrzebną dyplomację – kulturalnie wyjaśnij, dlaczego formuła współpracy się wyczerpała.

Taka informacja może być bardzo cenna dla agencji, która uniknie podobnych błędów przy obsłudze kolejnych klientów. Być może za jakiś czas ponownie nawiążesz współpracę z tą samą agencją, która wtedy będzie już na znacznie wyższym poziomie, również dzięki Twoim wskazówkom.

Nie pogarszaj sztucznie atmosfery

Zdarza się, że klienci szukający pretekstu do zakończenia współpracy, nagle zupełnie zmieniają swoje nastawienie i na siłę próbują pogorszyć relację z agencją – być może licząc na to, że to sama agencja wypowie umowę.

Przykładem takiego działania może być odrzucanie wszystkich tekstów, czepianie się szczegółów, które wcześniej nikomu nie przeszkadzały, oschła komunikacja czy wręcz stosowanie agresji słownej.

Takie postępowanie jest niedopuszczalne i świadczy o małostkowości klienta. Raz jeszcze: jeśli chcesz zakończyć współpracę, to niezależnie od powodów zrób to w sposób kulturalny, uczciwy, nie zrzucając na agencję odpowiedzialności za coś, co nie leżało w granicach jej kompetencji.

Rozlicz się z agencją

Jeśli masz jakiekolwiek zaległości w stosunku do agencji content marketingowej, na przykład z tytułu przesłanej jakiś czas temu faktury, to czas najwyższy je uregulować. Opłać fakturę i jednocześnie poinformuj o podjęciu decyzji o zakończeniu dalszej współpracy.

Jedynym uzasadnieniem dla wstrzymania zapłaty jest sytuacja, w której agencja dopuściła się rażących błędów czy zaniedbań, jednak wówczas kwestia formy zakończenia współpracy będzie raczej drugorzędna.

Poproś o przygotowanie briefu i szablonu komunikacji marki

Jeśli zadbasz o kulturalne, cywilizowane zakończenie współpracy z agencją, to będziesz mógł liczyć na jej profesjonalizm do samego końca. W sytuacji, gdy obowiązki agencji mają zostać rozdzielone między pracowników, którzy wcześniej się tym nie zajmowali, będziesz potrzebować pomocy agencji.

Poproś ją o przygotowanie krótkiego briefu z opisem podejmowanych działań – na przykład gdzie agencja publikuje artykuły sponsorowane, jakie są dane dostępowe do systemu CMS strony internetowej (w celu publikowania artykułów na blogu), jakie są dane do profili marki w mediach społecznościowych (o ile agencja odpowiadała za ich prowadzenie) itd.

Bardzo cenną „pamiątką” od agencji będzie również opracowanie przez nią szablonu komunikacji marki. To skrypt dla pracowników, którzy dzięki niemu będą tworzyć treści zgodne z dotychczasową strategią komunikacyjną – pozwoli to uniknąć chaosu i problemów wizerunkowych.

Opracowanie szablonu komunikacji marki to usługa dodatkowo płatna, natomiast jeśli klient nie zachował się w porządku, to agencja może zwyczajnie odmówić realizacji tego zlecenia, co na pewno utrudni płynne przejęcie obowiązków agencji przez pracowników firmy.

Zakończenie trwających projektów

Jeśli decyzja o zakończeniu współpracy zapadła już po tym, jak agencja rozpoczęła kolejne działania w ramach trwającej kampanii, to warto umówić się na ich kontynuowanie i rozliczenie.

Przykładowo: w ramach umowy agencja co miesiąc pisze i publikuje 100 artykułów sponsorowanych, w danym miesiącu napisała już 60, a klient decyduje się zakończyć współpracę. Najrozsądniej będzie pozwolić agencji na „dopisanie” pozostałych artykułów, co da czas na wdrożenie pracowników mających przejąć obowiązki związane z działaniami content marketingowymi.

Podsumowanie

Każda profesjonalna agencja content marketingowa zdaje sobie sprawę z tego, że kampania realizowana na rzecz klienta może zostać nagle zakończona i nie będzie mieć o to pretensji. Pewne niesnaski mogą natomiast dotyczyć formy rozstania, zarzucania agencji błędów, które nie były wcześniej zgłaszane czy braku kontaktu oraz odmowy rozliczenia dotychczas zrealizowanych prac.

Zawsze warto dążyć do zakończenia współpracy bez palenia za sobą mostów. Może się przecież okazać, że za jakiś czas marka ponownie zechce skorzystać z usług tej samej agencji. Jeśli wcześniejsze rozstanie przebiegło w sposób cywilizowany, to agencja chętnie podejmie nową współpracę i nie zawyży ceny usługi z tytułu „opłaty dla trudnego klienta”.