Ekspresowa realizacja kosztuje więcej. Ale właściwie dlaczego?

To jeden z najbardziej kontrowersyjnych tematów, jakie pojawiają się na etapie ustalania szczegółów współpracy z klientem. Agencje interaktywne realizują zlecenia zgodnie z kolejką zamówień – jakkolwiek archaicznie to nie brzmi. Jan Kowalski zamówił stronę w poniedziałek, a Anna Nowak we wtorek: jasne jest zatem, że zlecenie Kowalskiego będzie realizowane w pierwszej kolejności. No chyba, że pani Nowak bardzo się uprze i zechce otrzymać swoją stronę poza harmonogramem, czyli po prostu wcześniej. Jest to możliwe, jednak będzie się wiązać z dodatkową opłatą. Pora porządnie wyjaśnić, dlaczego właściwie ekspresowa realizacja kosztuje więcej. Przeczytaj, by pozbyć się wszelkich wątpliwości.

Wykorzystywanie klientów?

Wielokrotnie zdarzyło nam się usłyszeć, że zdaniem klientów żądanie dodatkowej opłaty za ekspresową realizację jest wyłącznie „zagrywką marketingową” i sposobem na wyłudzenie pieniędzy. Trudno zrozumieć, skąd w ogóle taki pomysł. Niektórzy klienci są jednak z natury nieufni i wychodzą z założenia, że „machnięcie” strony www czy projektu logo jest na tym samym poziomie skomplikowania, co zabicie muchy. Zatem oświadczamy: nie jest.

Skupmy się na stronie internetowej, bo to akurat bardzo dobry przykład (poza tym agencja reklamowa Soluma Interactive specjalizuje się właśnie w projektowaniu witryn). Przeciętny czas realizacji strony www wynosi około 14 dni roboczych. Oznacza to, że są witryny, które rzeczywiście możemy stworzyć w ciągu np. tygodnia, ale są i takie, które z uwagi na znaczny stopień skomplikowania wymagają poświęcenia im nawet 30 dni.

I teraz: zgłasza się klient, który chce zlecić nam przygotowanie witryny internetowej zgodnie z szablonem stron. Poczytał co nieco i wie, że wieloosobowej agencji nie powinno to zająć więcej niż 7 dni. Pyta jednak, czy byłaby szansa, aby nieco przyspieszyć z pracami i oddać gotowy projekt w ciągu np. 2 dni roboczych. Jeśli akurat dysponujemy wolnymi zasobami (czyli jeden z programistów ma mniej pracy, a grafik lubi działać po godzinach), to oczywiście możemy się na to zgodzić. Ale nie za darmo.

Wyjaśnijmy to najprościej, jak się tylko da. Klient zamawiający u nas stronę internetową zgadza się na warunki realizacji. Określają one nie tylko wygląd i stopień skomplikowania witryny, ale także termin, w jakim strona ma być gotowa. Jeśli klient chce ten termin zmienić (przyspieszyć), to zmienia również warunki świadczenia usługi, co naturalnie wpływa na cenę. Nie ma tutaj mowy o żadnym wykorzystywaniu czy nawijaniu makaronu na uszy.

Wiemy, że część klientów sądzi, że tak naprawdę strona powstaje dużo wcześniej, ale agencja zwleka z jej przekazaniem, by wytworzyć atmosferę „orki na ugorze”. Być może część agencji tak robi – my nie. Jeśli strona ma być przygotowana wcześniej, to zawsze wiąże się to z tym, że część pracowników naszej agencji marketingowej musi zostać w pracy po godzinach lub zabrać ją do domu. Nikt jednak nie robi tego pro bono.

Nadgodziny trzeba przecież rozliczyć, czyli po prostu za nie zapłacić  - a stawki specjalistów w naszej branży nie należą do najniższych. Ten koszt musimy przerzucić na klienta, bo to on zmienia warunki świadczenia usługi. Powinno być to zupełnie jasne, ale nie zawsze tak jest.

Reorganizacja harmonogramu pracy

Czysto hipotetycznie możemy założyć, że ekspresowa realizacja zlecenia nie będzie wymagać pracy po godzinach czy tym bardziej w nocy. Nie oznacza to jednak, że dla agencji nie stanowi to żadnego problemu. Wróćmy do kluczowego słowa: harmonogram. W każdej firmie obowiązuje jasny podział obowiązków i układ pracy. Grafik wie, że danego dnia ma przygotować wstępny projekt layoutu www dla klienta X, a programista wdrożyć stronę dla klienta Y.

Jeśli te projekty nie są bardzo pilne, a nagle pojawi się klient Z, który chce mieć stronę internetową „na już”, to możemy przesunąć inne zlecenia i skupić się na tym konkretnym. To jednak oznacza przeorganizowanie pracy agencji. Project manager ponownie musi ułożyć plan dla członków zespołu, by terminy się zgadzały. Trzeba na to poświęcić sporo czasu, który – jak wiadomo – kosztuje.

Czyli: dodatkowa opłata za ekspresową realizację nie wynika z tego, że agencja chce wykorzystać trudne położenie klienta. To cena za:

• Godziny nadliczbowe lub
• Przeorganizowanie harmonogramu pracy agencji

Istnieje jeszcze jeden powód, dla którego zdecydowana większość agencji interaktywnych dolicza dodatkowe opłaty za ekspresową realizację. Mowa o…

Koszcie ryzyka

Jest to oczywiście kwestia indywidualna, jednak z doświadczenia wiemy, że ekspresowe realizacje są najbardziej ryzykowne. Chodzi o ponadprzeciętne wymagania klientów. Strona ma być wykonana bardzo szybko? W takim razie zostanie oparta na szablonie graficznym, o czym klient jest informowany i akceptuje ten fakt.

Gdy witryna jest już gotowa, zaczyna się litania pretensji. A to za mało kreatywnie, a to układ nie ten, a to stopka mogłaby być bardziej rozbudowana. W efekcie projekt, który miał zająć kilka chwil, niemiłosiernie się rozwleka – a to znów generuje koszty.

Podsumowując: ekspresowa realizacja (szybsza, niż wynika to z warunków świadczenia usługi) zawsze wiąże się z dodatkową opłatą po stronie klienta. Tak działa to w praktycznie każdej branży. Warto też pamiętać o starej maksymie: kto nie ma czasu, ten musi mieć pieniądze.